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公文處理管理辦法
瀏覽次數:【次】 【發布時間:2018-05-08 09:17:08】
 
為規范公文處理工作,保證辦文質量,加快公文運轉,提高工作效率,充分發揮公文效用,結合公司實際,特制定本辦法。                       
一、公文處理原則
   (一)公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作,應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
   (二)公文的種類、格式、行文規則按照《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的標準執行。
   (三)辦公室主管公司的公文處理工作,并對下屬公司的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。 
二、公文擬制
    公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。
   (一)公文起草應當做到:
 1.符合國家法律法規和黨的路線方針政策,完整準確體現發文意圖,并同現行有關公文相銜接。
    2.一切從實際出發,分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
    3.文種正確,格式規范,內容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精練。
   (二)公文文稿簽發前,應當由辦公室進行審核:
 1.審核行文理由是否充分,行文依據是否準確。
    2.審核內容是否符合相關政策規定,是否完整準確體現發文意圖。
    3.審核文種是否正確,格式是否規范,人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確,文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范,附件是否齊全。
    4.其他內容是否符合公文起草的有關要求。
    經審核不宜發文的公文文稿,應當退回起草部室并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草部室修改后重新報送。
 三、公文辦理
公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
   (一)收文辦理程序:
1.簽收登記。辦公室公文處理人員對收到的公文逐件簽收登記,主要記載公文的簽收時間、發文單位、發文字號、標題內容、辦理時限。收文范圍:市委、市政府等上級機關通知領取的公文,市協同辦公系統、市黨政加密辦公系統收到的電子公文,市文件交換中心收到的公文,各單位的來文來函。
2.傳閱處理。辦公室公文處理人員填寫《來文處理簽》,辦公室主任根據公文內容、要求和工作需要提出擬辦意見(包括傳閱領導、擬辦建議、承辦部室),呈報傳閱領導批示后轉送相關部室辦理。需兩個以上部室辦理的,應當明確主辦部室。傳閱公文應當遵守保密規定,隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
3.承辦落實。根據傳閱領導批示和工作需要,辦公室將公文及時轉送傳閱對象閱知或承辦部室辦理,做好簽收登記。承辦部室收到交辦的公文后應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。需發文答復的由承辦部室起草公文按發文程序辦理后反饋來文單位;需網上答復的由承辦部室起草公文按發文程序審批后轉交辦公室網上辦理。
4.歸檔管理。收文傳閱辦理完畢后,需要歸檔的公文由辦公室公文處理人員做好公文的清收整理歸檔,傳閱對象或承辦部室要及時將公文移交辦公室歸檔,傳閱對象或承辦部室因工作需要留存公文的復印件。黨組織、黨風廉政工作所涉公文由業務部室負責整理歸檔。   
   (二)收文承辦要求:
1.明確承辦時限。收到交辦需答復的公文后,除公文有規定答復時限的外,一般應在3個工作日內辦理完畢并反饋;對于問題復雜、難度較大的,最多不超過5個工作日;急件隨到隨辦。
2.強化承辦責任。承辦部室要落實公文承辦的責任,公司對不落實責任久拖不辦、延誤時間、出現差錯、影響工作、造成損失或不良影響的,視情況追究承辦部室和有關責任人的責任,并納入績效考核獎懲。
3.加強督促催辦。辦公室要及時了解公文辦理進展情況,督促承辦部室按期辦結,緊急公文或重要公文應當催辦、查辦。
   (三)發文辦理程序:
    1.公文起草。各部室按公文起草的要求擬稿,做到內容簡潔、主題突出、結構嚴謹、條理清晰、表述準確、文字精練。起草文稿由各部室負責人把關初審。
2.公文審核。各部室起草文稿后交由辦公室安排的專人進行審核,主要對公文文種、內容、格式和行文規范等進行審核。經審核,文稿如需作進一步研究和修改的,由起草部室修改后重新報送。
3.公文審批。發文須填寫《發文處理簽》,注明承辦人,先交辦公室主任審閱定稿,后呈報公文內容所涉的分管副總經理審簽、公司主要負責人簽發。
4.公文印制。對已經公司主要負責人簽批的公文,辦公室印制前對審批手續、文種、內容、格式和行文規范等進行復核;需作實質性修改的,應當報原簽批人復審。對復核后的公文由辦公室登記發文字號、發文標題,并做好校對、排版、繕印、用印、歸檔工作。
5.公文報送。印制后的公文根據公文內容由擬稿部室報送或下發,需網上報送的由辦公室網上辦理。向上級機關報送的公文呈報市領導簽批或上級機關發文后,報送部室要及時將辦理情況向公司領導反饋,并及時將市領導簽批原件或上級機關的發文移交辦公室歸檔,業務部室留存復印件。
   (四)發文辦理要求:
    1.規范發文主體和簽發人,維護公文的嚴肅性和權威性。屬公司行政事務、業務工作、日常運行管理等內容的公文以公司名義印制;屬黨組織職權范圍和工作內容的公文以黨組織名義印制。公司上行文標注的簽發人必須是公司主要負責人或主持工作的負責人;黨組織上行文標注的簽發人必須是黨組織主要負責人。
2.行政發文根據公文內容及事項由工作所涉部室負責擬稿,屬綜合性、指導公司全局工作的公文由辦公室擬稿,屬單一性、業務職責工作的公文由相關職能部室擬稿。按“誰擬稿、誰送簽、誰報送”的原則規范發文辦理,發文的審核、編號、繕印、歸檔統一由辦公室負責。黨組織發文由職能部室擬稿、審核、送簽、印制、報送或下發。
3.下屬公司一般不得越級向市委、市政府等上級機關行文,要先向公司報送公文,待公司領導審批后以公司名義印制。特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送公司。下屬公司因業務工作需要向不相隸屬的相關單位行文的,由下屬公司主要負責人簽批后自行發文。
4.發文要根據行文內容規范使用上行文、下行文、平行文(公函),成文時間為主要負責人簽發的日期。上行文要在文中標注聯系人、聯系電話,公文后面附齊附件材料或代擬稿。
5.進一步精減文件,可發可不發的文件不發,可長可短的公文要短,不具備發文條件的不發。
四、公文管理
   (一)公司公文由辦公室安排專人統一管理,公司按照有關規定和標準為辦公室配備電腦、掃描儀、打印機、辦公軟件等市協同辦公系統和市黨政加密辦公系統所需的辦公設施設備及必要的安全保密設施設備。辦公室要加強設施設備的管理和維護。
   (二)公司分管公文處理工作的領導、辦公室主任要加強公文處理的協調,督促各部室及下屬公司做好公文處理工作,并進行檢查,發現問題,及時糾正,整改提高。
   (三)根據工作需要,若需對外公開發布的公文必須報公司主要負責人批準。
   (四)公司工作人員離崗離職時,辦公室應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
   (五)公文的撤銷和廢止必須經公司主要負責人主持召開的相關會議研究決定或報公司主要負責人批準。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
   (六)從事公文處理工作的人員要進一步增強責任心,不斷加強對公文處理知識的學習,提高做好本職工作的能力,通過規范公文處理工作進一步促進作風轉變和效能提高。
   (七)下屬公司的公文處理工作可參照本辦法執行。下屬公司要設立文秘機構或者專人負責公文處理工作,并建立健全公文管理制度,確保嚴格規范管理。下屬公司合并時,全部公文應當隨之合并管理;下屬公司撤銷時,需要歸檔的公文經整理后移交辦公室,辦理移交手續。
本辦法由辦公室負責修訂和解釋,自印發之日起開始施行。
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