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會議管理制度
瀏覽次數:【次】 【發布時間:2018-05-08 09:19:01】

 
    為規范公司會議管理,提高會議質量和效率,進一步改進工作作風和工作方法,結合公司實際,特制定本制度。
一、會議原則
(一)務實。會議召開應確有必要,對一段時間的工作具有針對性和指導性,做到有的放矢、促進工作、務求實效。
(二)高效。確定召開的會議要做到準備充分、主題鮮明、內容具體、解決問題。
(三)精簡。減少會議數量,控制會議規模,壓縮會議時間,做到能不開的會不開,能合并的會盡量合并召開。
二、會議類別
(一)股東大會
原則上每年召開兩次,由董事長召集和主持,董事長不能履行職務的,由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持,全體股東出席,董事會秘書負責承辦。召集會議的通知和審議事項應于會議召開前十五日通知全體股東。單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東、董事會或者監事會,可提議召開臨時股東大會,并應在兩個月內召開。董事會不能履行召集股東大會職責的,監事會可召集和主持股東大會。
股東大會的主要任務是:1.聽取董事會工作報告、監事會工作報告;2.審議批準公司年度財務預算方案、決算方案;3.審議批準公司利潤分配方案和彌補虧損方案;4.對選舉和更換董事、監事,修改公司章程,增加或者減少注冊資本,發行公司債券,公司合并、分立、解散或者變更公司形式等作出決議;5.公司章程規定的其他事項。
(二)董事會會議
原則上每年召開兩次,由董事長召集和主持,董事長不能履行職務的,由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持,董事會成員出席,監事會成員列席,董事會秘書負責承辦。召集會議的通知應于會議召開前十日通知全體董事和監事。代表十分之一以上表決權的股東、三分之一以上董事或者監事會,可以提議召開臨時董事會會議,董事長應當自接到提議后十日內召集和主持董事會會議。 
董事會會議的主要任務是:1.選舉公司董事長;2.根據董事長提名決定聘任或者解聘總經理及其報酬事項和獎懲事項,根據總經理提名決定聘任或者解聘副總經理和財務負責人及其報酬事項和獎懲事項;3.制定公司年度財務預算方案、決算方案;4.制定公司利潤分配方案和彌補虧損方案;5、決定對公司生產經營活動有重大影響的其他事項;6.市國資辦授權和公司章程規定的其他事項。        
(三)監事會會議
原則上每年召開兩次,由監事會主席召集和主持,監事會主席不能履行職務的,由半數以上監事共同推舉一名監事召集和主持,監事會成員出席。召集會議通知應于會議召開前兩日通知全體監事。監事會可提議召開臨時監事會會議。
監事會會議的主要任務是:1.選舉監事會主席;2.審議監事會工作報告;3.審議公司財務決算報告和利潤分配預案等;4.公司章程規定的其他事項。
(四)黨總支會
原則上每月召開一次,由黨總支書記主持,黨總支委員出席,黨務辦公室負責承辦。會議討論的議題由黨總支書記提出或黨務辦公室收集。
黨總支會的任務主要是:1.學習、傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策和市委、市政府、市國資辦重要會議和文件精神,并提出貫徹落實的意見和措施;2.討論提出黨總支年度工作計劃和總結,討論黨總支重要規章制度的建立、修訂、廢除;3.研究決定黨的組織發展工作計劃,審批成立或撤銷下屬企業黨組織,審批接收預備黨員、預備黨員轉正及黨員處理等事宜;4.討論決定黨的思想建設、組織建設、作風建設和黨風廉政建設中的重要問題;5.討論決定工會、共青團等群眾組織和職工大會工作中的重大問題;6.討論審議公司“三重一大”事項;7.審議公司重大投資、資本運營及融資方案;8、審議公司戰略發展規劃和年度經營計劃;9.審議公司內部管理機構設置和基本管理制度;10.審議公司薪酬、福利、獎懲制度及人力資源發展規劃;11.討論決定公司人事任免和崗位調整。12.聽取班子成員分管工作匯報,部署相關工作;13.需要提交黨總支會決定的其他事項。
(五)總經理辦公會
原則上每周召開一次,由總經理或委托副總經理召集和主持,副總經理出席,總經理助理、監審部負責人列席,議題匯報部室或子公司、涉及部室或子公司負責人參加,辦公室負責承辦。會議議題由總經理提出或辦公室收集,辦公室收集的議題必須經過議題所涉分管副總經理審核簽批,分管副總經理對涉及分管的議題嚴格把關,會前組織相關部室充分討論,認真組織研究并制定可供決策的方案。
總經理辦公會的主要任務是:1.傳達董事會決議、黨總支會議有關決定,并制定貫徹落實的措施;2.擬訂公司重大投資、資本運營及融資方案;3、擬訂公司戰略發展規劃和年度經營計劃;3.擬訂公司內部管理機構設置和基本管理制度;4.擬訂公司薪酬、福利、獎懲制度及人力資源發展規劃;5.聽取公司各部室、子公司的工作報告,部署公司經營管理工作;6.需要提交總經理辦公會決定的其他事項。
三、會議承辦職責
按照“誰承辦,誰負責”的原則,會議由承辦部門或承辦人做好會議通知、會議議題收集、會議方案擬定、會議材料印發、會議座簽擺放、會議簽到、會議記錄或錄音、拍照攝像、會場服務等工作。
四、會議議事規則
(一)重大事項實行總經理辦公會、黨總支會、董事會會議三級決策制。公司工作中的重大問題由總經理辦公會、黨總支會審議后,根據內容報董事會決議,需報市國資辦審批的按程序上報審批。
(二)股東大會、董事會會議、監事會會議、黨總支會對需要決策的事項實行表決制,表決方式可以是書面投票、口頭表決或舉手表決等形式,出席人員需超過半數以上同意,涉及“三重一大”事項需超過三分之二出席人員同意方可形成決定或決議。列席人員充分發表意見和建議,不參與表決。討論有關人事議題時,如果擬定人員被否決,應按程序重新提出人選下次再議,不得在本次會議上臨時動議決定其他人選。
(三)總經理辦公會實行集體討論、多數一致、集中決策制。
(四)股東大會、董事會會議審議議案時,有二分之一以上與會股東或董事認為議案不明確、不具體,或者會議材料不充分等其他事由導致其無法對有關事項作出判斷時,董事長應要求會議對議案暫緩表決,并對議案再次提交審議應滿足的條件提出明確的要求。
(五)黨總支會討論決定問題,執行少數服從多數的原則,對于少數人的不同意見應當認真考慮。如對重要問題發生爭論,雙方人數接近,除在緊急情況下必須按多數意見執行外,應當暫緩表決,進一步調查研究后交換意見。
(六)堅持民主集中制原則。對需作出決定的議題,應充分發揚民主,集思廣義、充分討論。
(七)堅持保密原則。領導會議的決定、決議在發文披露前,參加會議的所有人員不得以任何方式泄密,更不得以此謀取私利。如果發生上述行為,當事人應當承擔一切后果。
(八)堅持回避原則。領導會議議題涉及會議成員本人、親屬等以及其他應回避的問題時,對當事人應實行回避制度。
五、會務管理
(一)所有會議提前一天報辦公室登記備案。
(二)辦公室負責會議室管理,保證會議室照明、音響、投影等設備的正常使用和會場的干凈整潔,準備會議用品等。
(三)后勤管理中心負責安排外來與會人員的接待和食宿,提供必要的車輛保障。
六、會議紀律
(一)嚴格遵守會議時間,執行會議請假制。參會人員應按通知要求按時參會,因特殊情況確需請假的,應向會議主持人履行請假手續,并向會議承辦部門報備。嚴格執行簽到制度,并納入績效考核。
(二)切實維護會場秩序。嚴禁遲到或早退,會議期間將手機設置為靜音或震動狀態。不得在會場來回走動,隨意交頭接耳或從事其他與會議無關的活動。要認真做好會議紀錄,會后及時落實會議精神。
七、會議落實
(一)草擬會議紀要。會后2個工作日內由承辦部門或承辦人草擬會議決議或會議紀要,并經相關領導審核后按發文程序送簽印發。
(二)落實會議決定事項。會議作出的決定由會議承辦部門或承辦人負責交辦,由會議明確的責任人和責任部門負責組織實施,配合部門要積極配合。實施中不得擅自改變決定的精神,如確需變更決定,由責任人向會議主持人提出意見重新研究調整工作方案,并將落實情況及時報告相關領導。辦公室負責議定事項的跟蹤督辦。各部門要按照各自分工,切實負責,確保落實。
本制度由辦公室負責修訂和解釋,自印發之日起開始施行。
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