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檔案管理制度
瀏覽次數:【次】 【發布時間:2018-05-08 09:20:10】

    按照統一管理的原則,實現公司檔案管理規范化、科學化,提高檔案資料查閱和使用效率,特制訂本制度。
一、總則
1.公司檔案指公司在經營、管理及其他各項活動中形成的對公司具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
2.公司檔案由檔案室統一管理,各部室指定專人負責檔案的歸檔工作。辦公室負責機關檔案的收集、整理,各部室負責各自業務檔案的收集、整理。
二、歸檔要求
1.總體要求:根據文件的形成規律和特點,保持文件的有機聯系,進行合理分類、系統排列。
2.凡能按年度歸檔的檔案,應于次年3月底前移交公司檔案室統一管理。
3.歸檔的檔案文件必須資料齊全、分類準確、組卷合理,便于保管利用,嚴禁隨意涂改。
4.資料原件必須歸檔,各部室可留存復印件備查。
5.未辦理完畢或未規范整理的資料不得歸檔。
6.任何部室或個人不得擅自處理或長期積壓應歸檔資料,更不得據為己有;工作人員調離崗位時,應將保管的資料辦理移交,不得擅自帶走。
7.移交檔案必須履行交接手續,填寫檔案材料移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量,交接雙方須簽名。
三、檔案借閱
1.公司檔案原則上限制在檔案室查閱,確需借出須辦理借閱登記,一般隨借隨還;需較長時間使用的,須經分管檔案室副總經理同意后方可借出檔案室,必須及時歸還,借閱時間不超過5日,確因工作需要不能按時返還的須辦理續借手續。
2.外單位查閱檔案,須持介紹信、本人身份證,經分管檔案室副總經理同意后方可查閱。
3.借閱者不得在檔案室查閱與自己所查內容無關的檔案。
4.借閱者必須妥善保管借出檔案,并保守檔案秘密,保證檔案材料安全、完整,嚴禁在檔案材料上涂改、勾畫、裁剪、拆散、抽頁、調換或擅自復印、轉借,違者將追究責任,造成檔案失密、丟失者將根據檔案法規予以嚴肅處理。
5.秘密檔案不得借出,只能在檔案室閱覽,不得復印、拍照。
6.借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
7.檔案借閱歸還時,檔案管理人員須認真核對,詳細檢查,發現問題向借閱者當面提出,查明情況進行記錄,并向分管檔案室副總經理報告。歸還時辦理歸還登記,留存備查。
四、檔案保管
1.“以防為主,防治結合”,認真做好檔案的防盜、防火、防水、防光、防塵、防霉、防鼠、防蟲等事件的發生。
2.配備必要的干濕溫度計、空調、除濕機、滅火器等設備,落實安全措施。
3.認真做好檔案收集,定期對室藏檔案進行核對,做到目錄與室藏檔案相符。
4.認真做好檔案存放,按檔案類別有序排列,便于查閱,發現破損及時修補。
5.發現秘密檔案丟失或被盜,應立即報告分管檔案室副總經理并及時追查,根據責任大小給予處分或追究法律責任。
6.檔案人員調離崗位時,須辦理交接手續。
五、檔案銷毀
1.檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下,對保管期滿的檔案經過認真檢查鑒定,并提出存毀意見,經分管副總經理初審后報主要負責人審批。
2.經批準銷毀的檔案必須送指定地點焚毀,不得作其他用途或當廢紙出售。
3.銷毀檔案須有兩名以上監銷人,監銷人在銷毀檔案前,應對銷毀檔案認真清點復核,檔案銷毀后,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,分別在銷毀清冊上簽字。
本制度由辦公室負責修訂和解釋,自印發之日起開始施行。
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